Datenschutzvertrag (AVV)

1. Gegenstand. KI Werk stellt dem Auftraggeber einen KI-Mitarbeiter bereit: eine eigene Umgebung mit der KI-Werk-App (Browser-App, Datenbank, KI-Laufzeit), den Kommunikationskanal Telegram über den Bot von KI Werk, das Kundenportal, die Anbindung von KI-Modellen über den von KI Werk verwalteten Modellzugang sowie Betrieb, Sicherung, Wartung und Support. Dabei verarbeitet KI Werk personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers. Einzelheiten zu Art und Zweck, Datenarten und betroffenen Personen stehen in Anlage 1.
2. Hauptvertrag. Grundlage ist der Vertrag über die Nutzung von KI Werk (Online-Start mit 7-Tage-Test oder individuelles Angebot) einschließlich der AGB von KI Werk (nachfolgend „Hauptvertrag“). Dieser AVV geht dem Hauptvertrag in allen Fragen des Datenschutzes vor.
3. Dauer. Dieser AVV gilt ab seinem Abschluss – beim Online-Start also schon während des kostenlosen 7-Tage-Tests – und endet mit dem Ende des Hauptvertrags. Pflichten zur Löschung, Rückgabe und Vertraulichkeit gelten darüber hinaus fort (§ 9).
4. Abschluss. Beim Online-Start schließt der Auftraggeber diesen AVV, indem er vor Abschluss der Bestellung das Häkchen „Ich stimme dem Datenschutzvertrag (AVV) zu.“ setzt. KI Werk speichert als Nachweis Zeitpunkt, Kundenkonto, Fassung dieses AVV und den Stand der Verarbeitungseinstellungen. Bei individuellen Verträgen genügt die Freigabe im Kundenportal oder die Annahme in Textform.

1. KI Werk verarbeitet personenbezogene Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, es sei denn, KI Werk ist nach dem Recht der Union oder eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet (Art. 28 Abs. 3 lit. a DSGVO). In diesem Fall teilt KI Werk dem Auftraggeber die rechtliche Anforderung vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht verbietet.
2. Die Weisungen ergeben sich aus dem Hauptvertrag, diesem AVV, den Einstellungen und Freigaben des Auftraggebers im Kundenportal und in der KI-Werk-App sowie aus Nachrichten und Aufträgen, die der Auftraggeber oder von ihm berechtigte Personen dem KI-Mitarbeiter geben. Einzelweisungen an KI Werk erteilt der Auftraggeber in Textform (E-Mail an hallo@kiwerk.ai oder Anfrage im Kundenportal). Mündliche Weisungen bestätigt der Auftraggeber unverzüglich in Textform.
3. Hält KI Werk eine Weisung für rechtswidrig, weist KI Werk den Auftraggeber unverzüglich darauf hin (Art. 28 Abs. 3 Satz 3 DSGVO) und darf die Ausführung aussetzen, bis der Auftraggeber sie bestätigt oder ändert.
4. Der Auftraggeber bleibt Verantwortlicher im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO. Er entscheidet, welche Daten er dem KI-Mitarbeiter gibt, welche Kanäle und Verbindungen er nutzt, und ist für die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung und die Information der betroffenen Personen verantwortlich.

KI Werk setzt nur Personen ein, die auf Vertraulichkeit verpflichtet sind oder einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Zugriff auf Kundendaten erhalten nur Personen, die ihn für Betrieb, Sicherung, Fehlerbehebung oder Support im konkreten Fall brauchen. Personen im Vertrieb haben keinen Zugriff auf Kundenumgebungen, Kundendaten oder Rechnungen.

1. KI Werk trifft die in Anlage 2 beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO.
2. Die Maßnahmen unterliegen dem technischen Fortschritt. KI Werk darf sie durch gleichwertige oder bessere Maßnahmen ersetzen. Das Schutzniveau darf dabei nicht sinken. Wesentliche Änderungen dokumentiert KI Werk und teilt sie auf Anfrage mit.

1. Der Auftraggeber erteilt KI Werk die allgemeine Genehmigung, die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter einzusetzen (Art. 28 Abs. 2 DSGVO).
2. Will KI Werk einen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen oder ersetzen, informiert KI Werk den Auftraggeber mindestens 30 Tage vorher per E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte Adresse. Der Auftraggeber kann der Änderung innerhalb dieser Frist aus wichtigem datenschutzrechtlichem Grund in Textform widersprechen. Können sich die Parteien nicht einigen, kann der Auftraggeber den Hauptvertrag zum Zeitpunkt der Änderung ohne weitere Kosten kündigen.
3. Ist ein Wechsel kurzfristig nötig, um Sicherheit oder Verfügbarkeit zu schützen (zum Beispiel Ausfall oder Sicherheitsvorfall bei einem Anbieter), darf KI Werk den Wechsel sofort vornehmen und informiert den Auftraggeber unverzüglich danach; Absatz 2 Satz 2 und 3 gilt entsprechend.
4. KI Werk verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf Datenschutzpflichten, die denen dieses AVV im Wesentlichen entsprechen (Art. 28 Abs. 4 DSGVO), insbesondere auf geeignete technische und organisatorische Maßnahmen. Für KI-Modellanbieter gilt zusätzlich: Eingaben und Ausgaben dürfen nicht zum Training genutzt und nicht über die Bearbeitung der Anfrage hinaus gespeichert werden (siehe Anlage 2, Abschnitt F).
5. Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieses Paragrafen sind Nebenleistungen, die KI Werk bei Dritten in Anspruch nimmt, ohne dass diese Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers erhalten (zum Beispiel Telekommunikation, Reinigung, Steuerberatung).

1. KI Werk verarbeitet die Daten des Auftraggebers grundsätzlich in der EU. Die Umgebung des Auftraggebers und die Plattform von KI Werk laufen in einem Rechenzentrum in Frankfurt am Main. Texte, die der KI-Mitarbeiter verarbeitet, laufen über den europäischen Zugang des Modellvermittlers (OpenRouter-EU-Endpunkt); in der Produktion lehnt die Plattform jeden anderen Text-Endpunkt technisch ab.
2. Eine Übermittlung in ein Drittland oder an eine internationale Organisation erfolgt nur, wenn die Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO erfüllt sind, insbesondere auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses (etwa des EU-US Data Privacy Framework für zertifizierte Anbieter) oder der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission. Welche Anbieter ihren Sitz in einem Drittland haben und welche Grundlage gilt, steht in Anlage 3.
3. Ausnahme Bilder. Für das Erzeugen und Bearbeiten von Bildern gibt es derzeit keinen europäischen Modellzugang. Diese Funktion läuft deshalb über den globalen Zugang des Modellvermittlers; dabei können die dafür gesendeten Inhalte (Bildbeschreibung, Ausgangsbild) außerhalb der EU verarbeitet werden. Texte, Sprachnachrichten und alle übrigen Inhalte sind davon nicht betroffen. (Entscheidung von KI Werk vom 21.10.2026, befristet bis ein geprüfter europäischer Bildzugang verfügbar ist.)
4. Kanäle. Nutzt der Auftraggeber Telegram oder andere Kommunikationsdienste, verarbeitet der jeweilige Dienst die Nachrichten nach seinen eigenen Bedingungen, gegebenenfalls außerhalb der EU (siehe Anlage 3, Teil B).

1. KI Werk unterstützt den Auftraggeber mit geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen dabei, Anträge betroffener Personen nach Kapitel III DSGVO zu beantworten (Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit, Widerspruch). Wendet sich eine betroffene Person direkt an KI Werk, leitet KI Werk die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter.
2. KI Werk unterstützt den Auftraggeber bei den Pflichten aus Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation) unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der KI Werk zur Verfügung stehenden Informationen.
3. Für Exporte stellt KI Werk die Daten des Auftraggebers in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format bereit (Anfrage im Kundenportal oder per E-Mail).
4. Unterstützungsleistungen, die über das hinausgehen, was das Produkt ohnehin bietet, und die nicht durch einen Verstoß von KI Werk veranlasst sind, kann KI Werk nach vorheriger Ankündigung nach Aufwand berechnen.

1. KI Werk meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten, die Daten des Auftraggebers betrifft, unverzüglich nach Kenntnis, möglichst innerhalb von 24 Stunden, per E-Mail an die im Kundenkonto hinterlegte Adresse.
2. Die Meldung enthält, soweit bekannt: Zeitpunkt, betroffene Systeme, Art der betroffenen Daten, Kategorien und ungefähre Zahl der betroffenen Personen und Datensätze, wahrscheinliche Folgen, bereits ergriffene und vorgeschlagene Maßnahmen sowie eine Ansprechperson. Was noch nicht bekannt ist, reicht KI Werk nach.
3. Die Meldepflichten des Auftraggebers gegenüber Aufsichtsbehörde und betroffenen Personen (Art. 33, 34 DSGVO) bleiben beim Auftraggeber; KI Werk unterstützt ihn dabei.

1. Nach Vertragsende stellt KI Werk dem Auftraggeber auf Wunsch einen vollständigen Export seiner Daten bereit. Der Wunsch ist bis spätestens 30 Tage nach Vertragsende in Textform zu äußern. Danach löscht KI Werk die Daten des Auftraggebers, soweit nicht eine gesetzliche Pflicht zur Aufbewahrung besteht (zum Beispiel Rechnungen).
2. Endet der 7-Tage-Test ohne Weiterführung (Kündigung im Test oder keine Zahlung), stellt der KI-Mitarbeiter am Ende des Tests die Arbeit ein. Die Umgebung des Auftraggebers wird nach einer kurzen Übergangszeit gesichert und abgeschaltet. KI Werk löscht alle Sicherungen dieser Umgebung (Snapshot und Sicherungskopien des Servers) 30 Tage nach Ende des Tests. Kundenkonto, Zugang zum Kundenportal, die Daten des Tests auf der Plattform von KI Werk und den dort gespeicherten Telegram-Verlauf löscht KI Werk 90 Tage nach Ende des Tests. Absatz 3 (Sicherungskopien der Plattform) und Absatz 5 (Nachweis) gelten.
3. Sicherungskopien werden nicht einzeln bereinigt, sondern laufen mit ihren Fristen ab: lokale Sicherungen der Plattform nach höchstens 30 Tagen, die verschlüsselte externe Kopie der Plattform nach höchstens 90 Tagen; auf dem Server des Auftraggebers lokale Sicherungen nach 7 Tagen und deren verschlüsselte externe Kopie nach 30 Tagen, jeweils mit dem nächsten täglichen Sicherungslauf. Bis dahin sind sie gegen Zugriff geschützt und werden nicht verwendet, außer zur Wiederherstellung. Für die Sicherungen der Umgebung nach einem nicht weitergeführten Test gilt Absatz 2.
4. Auf Verlangen bestätigt KI Werk die Löschung in Textform.
5. Den Nachweis über den Abschluss dieses AVV (§ 1 Abs. 4) bewahrt KI Werk auch nach der Löschung nach Absatz 1 oder 2 auf, und zwar bis zum Ende des fünften Kalenderjahres nach Ende des Hauptvertrags bzw. des Tests.

1. KI Werk stellt dem Auftraggeber auf Anfrage alle Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind, insbesondere diese Unterlagen, die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter und eine Beschreibung der Maßnahmen.
2. Der Auftraggeber kann Überprüfungen, einschließlich Inspektionen, selbst oder durch einen zur Verschwiegenheit verpflichteten Prüfer durchführen. Eine Prüfung vor Ort ist mit einer Frist von mindestens 30 Tagen anzukündigen, findet zu üblichen Geschäftszeiten statt, darf den Betrieb nicht unverhältnismäßig stören und erstreckt sich nicht auf Daten anderer Kunden. In der Regel genügt eine Prüfung pro Jahr, es sei denn, es gibt einen konkreten Anlass. Rechenzentren von Unterauftragsverarbeitern werden über deren Zertifikate und Prüfberichte nachgewiesen. Jede Partei trägt ihre eigenen Kosten der Prüfung; für mehr als eine Prüfung im Jahr ohne konkreten Anlass kann KI Werk den nachgewiesenen Aufwand berechnen.

Für die Haftung gilt Art. 82 DSGVO. Im Übrigen gelten die Haftungsregeln des Hauptvertrags, soweit Art. 82 DSGVO nicht entgegensteht.

1. Änderungen dieses AVV bedürfen der Textform. Für Änderungen dieses Standard-AVV gilt das Verfahren für AGB-Änderungen des Hauptvertrags entsprechend; Änderungen der Liste der Unterauftragsverarbeiter richten sich nach § 5.
2. Ist eine Bestimmung unwirksam, bleibt der Rest wirksam. Die Parteien ersetzen die unwirksame Bestimmung durch eine wirksame, die dem Zweck am nächsten kommt.
3. Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Düsseldorf, soweit gesetzlich zulässig.

Art und Zweck der Verarbeitung

Verarbeitungsvorgänge: Erheben, Erfassen, Speichern, Ordnen, Auslesen, Abfragen, Verwenden, Übermitteln an Unterauftragsverarbeiter, Umwandeln von Sprache in Text, Erstellen von Entwürfen, Protokollieren, Sichern, Exportieren, Löschen.

Arten personenbezogener Daten

• Kontakt- und Stammdaten (Name, Firma, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse)
• Kommunikationsinhalte (Textnachrichten, Sprachnachrichten und deren Abschriften, E-Mails, sofern verbunden)
• Auftrags-, Projekt- und Baustellendaten (Leistungen, Mengen, Preise, Termine, Adressen von Baustellen)
• Fotos und Dateien, die der Auftraggeber oder seine Personen übermitteln (zum Beispiel Baustellenfotos, Belege, Leistungsverzeichnisse)
• Arbeitszeiten und Tätigkeitsangaben von Mitarbeitern des Auftraggebers
• Angebots-, Rechnungs- und Belegdaten des Auftraggebers gegenüber seinen Kunden und Lieferanten
• Telegram-Kennungen und, soweit geteilt, Telefonnummern der berechtigten Personen
• Zugangs- und Nutzungsdaten (Konto, Rollen, Zeitstempel, technische Protokolle)

Besondere Kategorien nach Art. 9 DSGVO (zum Beispiel Gesundheitsdaten) sowie Zahlungskarten-, Ausweis- und Zugangsdaten Dritter sollen nicht verarbeitet werden. Der Auftraggeber wirkt darauf hin, dass solche Daten nicht an den KI-Mitarbeiter geschickt werden. Passwörter und Schlüssel, die versehentlich im Chat landen, macht das System automatisch unkenntlich, bevor sie gespeichert werden.

Kategorien betroffener Personen

• Inhaber, Geschäftsführung und Mitarbeiter des Auftraggebers (Nutzer)
• Kunden und Interessenten des Auftraggebers
• Ansprechpersonen bei Lieferanten, Subunternehmern, Versicherungen und Partnern des Auftraggebers
• sonstige Personen, die in Nachrichten, Fotos oder Dokumenten des Auftraggebers vorkommen

Stand: 24. Oktober 2026 (geprüft an Code, Produktionseinstellungen und Betriebsunterlagen).

A. Vertraulichkeit

Zutrittskontrolle

• Keine eigenen Serverräume. Alle Systeme laufen in Rechenzentren von DigitalOcean in Frankfurt am Main (Region fra1); Zutrittskontrolle nach den Nachweisen des Anbieters: Prüfberichte SOC 2 Type II und SOC 3 von DigitalOcean (Prüfer Schellman & Company), CSA STAR Level 1; die Betreiber der Rechenzentren sind unter anderem nach ISO/IEC 27001 zertifiziert (DigitalOcean Trust Platform, abgerufen 24.10.2026).

Zugangskontrolle

• Kundenportal: Anmeldung mit E-Mail und Passwort (mindestens 10 Zeichen beim Online-Start); Passwörter nur als gesalzener Hash (PBKDF2-SHA256, 210.000 Durchläufe); signierte Sitzungs-Cookies, die bei Passwortänderung ungültig werden.
• KI-Werk-App: eigener Zugang je Person, Geräte werden einzeln gekoppelt.
• Server: Verwaltung nur über SSH mit Schlüssel durch berechtigte Personen von KI Werk; Firewall (ufw) lässt nur benötigte Dienste zu (auf Kundenservern SSH, 80 und 443), fail2ban sperrt wiederholte Fehlversuche.
• Zugangsdaten zu Anbietern liegen außerhalb des Quellcodes; der Code-Speicher wird vor jedem Einchecken automatisch auf Geheimnisse geprüft.

Zugriffskontrolle

• Rollen in Kundenportal und App (Chef, Büro, Mitarbeiter) mit abgestuften Rechten; nur der Inhaber gibt Datenschutz und Zugänge frei.
• Personen im Vertrieb von KI Werk haben einen eigenen, auf die Anrufliste beschränkten Zugang ohne Zugriff auf Kundenumgebungen.
• Langzeit-Geheimnisse (Bot-Schlüssel, Modellzugänge, Schlüssel zu Rechnungsprogrammen) sind in der Datenbank verschlüsselt abgelegt (Fernet: AES-128-CBC mit HMAC-SHA256); fehlt in der Produktion der Schlüssel, speichert die Plattform solche Geheimnisse gar nicht erst (fail-closed).

Trennungskontrolle

• Jeder Betrieb bekommt eine eigene Umgebung (eigener Server mit eigener Datenbank), getrennt von anderen Kunden.
• Jeder Betrieb hat einen eigenen, begrenzten Schlüssel für den KI-Modellzugang; Nutzung und Kosten werden je Betrieb getrennt erfasst.
• Auf der gemeinsamen Plattform (Telegram-Bot, Kundenportal) sind alle Daten einem Kunden zugeordnet; Abfragen prüfen die Zugehörigkeit.

Pseudonymisierung

• Sperrvermerke nach Widerspruch werden nur als nicht umkehrbarer Prüfwert gespeichert. Abrechnungsdaten der KI-Nutzung enthalten keine Gesprächsinhalte.

B. Integrität

Weitergabekontrolle

• Alle Verbindungen verschlüsselt (TLS 1.2/1.3, HSTS); Zertifikate von Let's Encrypt.
• Externe Schritte (E-Mail-Versand, Nachrichten an Kunden des Auftraggebers) laufen standardmäßig erst nach Freigabe durch den Auftraggeber.

Eingabekontrolle

• Änderungen an Kunden, Freigaben, Zugängen und Abrechnung werden im Prüfprotokoll der Plattform mit Zeitpunkt und handelnder Person festgehalten.

C. Verfügbarkeit und Belastbarkeit

• Plattform: tägliche Sicherung der Datenbank mit Integritätsprüfung und Wiederherstellungsprobe; verschlüsselte Kopie an einen zweiten Ort (DigitalOcean Spaces, Frankfurt). Aufbewahrung lokal höchstens 30 Tage, extern höchstens 90 Tage.
• Kundenumgebungen: täglicher Sicherungslauf auf dem Server (03:00 Uhr, lokal 7 Tage) und verschlüsselte externe Kopie je Kundenserver in einem eigenen privaten Speicher in DigitalOcean Spaces in Frankfurt (30 Tage, Schlüssel nur für diesen Speicher); Fristen in § 9 Abs. 3.
• Überwachung der Dienste mit Neustart-Wächtern; Begrenzung der Anfragen je Absender (Rate-Limits); Nutzungsgrenzen je Paket mit hartem Stopp bei 100 %.
• Einspielen von Updates erst nach automatischen Prüfungen; Rückfall auf den vorherigen Stand bei Fehlern.

D. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung

• Automatische Prüfstrecke (Tests) vor jeder Auslieferung.
• Datenschutz-Sperre: Ohne angenommenen AVV richtet die Plattform keinen Kundenserver ein.
• Regelmäßige Prüfung der eingesetzten KI-Modelle auf Preis, Verfügbarkeit, Region und Qualität (mindestens wöchentlich).
• Prüfung der Unterauftragsverarbeiter vor Aufnahme und bei Änderungen ihrer Bedingungen.

E. Organisatorische Maßnahmen

• Verpflichtung aller Beteiligten auf Vertraulichkeit; Zugriff nur, wenn für die Aufgabe nötig.
• Dokumentierter Ablauf für Export, Löschung und Datenschutzvorfälle (Erfassen, Berechtigung prüfen, Umfang klären, ausführen, dokumentieren, bestätigen).
• Datenschutzbeauftragter: KI Werk hat keinen Datenschutzbeauftragten benannt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen; Ansprechpartner für Datenschutz ist hallo@kiwerk.ai.

F. Besondere Maßnahmen für KI-Verarbeitung

• Texte und Sprachnachrichten laufen ausschließlich über den europäischen Zugang des Modellvermittlers; die Produktion verweigert technisch jeden anderen Endpunkt für Text.
• Jede Anfrage an den Modellvermittler verlangt, dass Anbieter keine Inhalte sammeln (data_collection: deny), und standardmäßig Anbieter ohne Datenspeicherung (Zero Data Retention). Kein Training mit Daten des Auftraggebers durch KI Werk.
• Das KI-Modell wird je Paket fest gewählt; neue Modelle werden vor dem Einsatz geprüft.
• Die Abrechnung der KI-Nutzung speichert nur Mengen- und Kostendaten (Kunde, Umgebung, Modell, Token, Kosten, Zeitpunkt), keine Inhalte.
• Passwörter und Schlüssel im Chat werden automatisch unkenntlich gemacht, bevor sie gespeichert werden.
• Ausnahme Bilder: siehe § 6 Abs. 3.

Teil A – Unterauftragsverarbeiter von KI Werk

Nicht gelistet, weil in Produktion nicht eingerichtet (Stand 24.10.2026); wird einer davon genutzt, nimmt KI Werk ihn vorher hier auf (§ 5 Abs. 2):

• Websuche über Brave Software, Inc. oder Exa Labs, Inc.
• Sprachausgabe über ElevenLabs (Standardregion USA, EU-Datenresidenz laut ElevenLabs nur im Enterprise-Tarif).
• Twilio SendGrid (als zweiter Versandweg vorbereitet, aber nicht eingerichtet).

Nicht mehr eingesetzt: Morph (Klassifizierung, seit 24.08.2026 entfernt). Direkte OpenAI-Zugänge sind ausgeschlossen: Die Laufzeit bricht mit einem direkten OpenAI-Schlüssel ab; OpenAI-Modelle laufen nur über OpenRouter.

Teil B – Dienste, die der Auftraggeber nutzt, ohne dass sie Unterauftragsverarbeiter von KI Werk sind

• KI Werk: hallo@kiwerk.ai (Weisungen, Anfragen betroffener Personen, Export, Löschung, Datenschutzvorfälle)
• Datenschutzbeauftragter von KI Werk: keiner benannt, weil die Voraussetzungen des § 38 BDSG nicht vorliegen (Anlage 2, Abschnitt E); Ansprechpartner für Datenschutz ist hallo@kiwerk.ai
• Auftraggeber: die im Kundenkonto als Inhaber hinterlegte Person und E-Mail-Adresse